Joensuun Otakut Pöytäkirja 2/2012
HALLITUKSEN KOKOUS
Aika: 31.1.2012
Paikka: Joensuun Normaalikoulun lukio
Läsnä: Ari Tervashonka, Mitro Makkonen, Ville Kaukiainen, Jari Hirvikoski ja Antti Myller
1. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.09.
2. Puheenjohtaja esitteli hallitukselle yleisluontoisen ohjelman, mikä hyväksyttiin (ks.liite). Tähän liittyen käytiin läpi ohjelman kohdat hallituksen jäsenten roolista ja tapahtumanjärjestämiskulttuurin muutoksesta.
3. Keskusteltiin jäsenten määrästä ja hankkimisesta. Huomautettiin ettei kaupungin avustuksia voida hakea jos jäseniä on liian vähän, tämän ei kuitenkaan odoteta aiheuttavan välitöntä ongelmaa. Torstaisen kävijämäärän tilastoiminen mainittiin mahdollisena toimenpiteenä.
4. Mainittiin että kirjanpitoon on ehkä kiinnitettävä nykyistä enemmän huomiota.
5. Keskusteltiin ohjelmanjärjestämisen palkitsemasta, rahapalkkiota ei pidetty hyvänä keinona koska toiminta on ensisijaisesti vapaaehtoista. Katsottiin että muut porkkanat ovat parempi ratkaisu.
6. Varapuheenjohtaja esitteli PowerPoint-esityksen muodossa ehdottamiaan tapahtumanjärjestämisohjeita, mitkä päätettiin laittaa nettisivuille helpommin luettavassa muodossa yleiseen jakoon ja tiedottaa tämän jälkeen jäsenille.
7. Tapahtumanvastaava sanoi olevansa vapaa-ehtoinen organisoimaan pienempää teemaohjelmaa torstaisin, esim. ystävänpäiväksi. Ystävänpäivän kuluihin päätettiin myöntää 20 euroa seuran varoja.
8. Nikon miniluentojen mainittiin jatkuvan, tarkempaa tietoa pitäisi olla luvassa myöhemmin.
9. Jäsen/tekniikkavastaava mainitsi haluavansa pitää Ghost in the Shell-maratonin jossain välissä, kenties hiihtoloman tienoilla. Paikka tuotti eniten haastetta, mm. Vöhyketaloa ehdotettiin.
10. Tapahtumavastaava ehdotti mangojen vaihtamista, aasialaisten elokuvien (live action) katselua ja impropiirtämistä tulevien tapaamisten ohjelmaan.
11. Todettiin että naitterin ajankohta ja aihe tulevat riippumaan järjestäjistä, hallitus ei päätä yksinään asiasta tänä vuonna.
12. Yhteydenottoa mediaan ja lehtijutun tarjoamista Jotkujen toiminnasta ehdotettiin, syksy katsottiin tähän parhaaksi ajankohdaksi.
13. Ideoiden keräämisestä toimintaa varteen keskusteltiin, sitä on aiemmin tehty nettilomakkeella ja suusanallisesti mitkä katsottiin kelvollisiksi menetelmiksi.
14. Kokous päättyi klo 17.47.
Liite: Hallitusohjelma
Joensuun Otakuiden hallitusohjelma vuodelle 2013:
Yleistä:
- Jotkujen tarkoitus on kerätä yhteen anime- ja mangaharrastajia Pohjois-Karjalan alueelta ja edistää harrastuskulttuurin kehitystä.
- Seura on toistaiseksi rekisteröimätön.
Hallituksen tavoitteet vuodelle 2013:
- Tapahtumanjärjestämiskulttuuria Jotkujen piirissä tulee selkeyttää ja kehittää.
- Seuran jäsenmäärää, etenkin aktiivisten jäsenten määrää tulee lisätä.
- Jotkuissa järjestettävän ohjelman tulisi monipuolistua.
- Avustuksia on haettava aiempaa enemmän ja varoja käytettävä enemmän tapahtumiin, ohjelmiin, peleihin ja markkinointiin.
- Taloushallintoa ja kirjanpitokäytäntöjä on kehitettävä hyvän järjestötoiminnan standardin mukaisiksi.
Keinoja:
- Julistekilpailu (markkinointi).
- Julisteiden levitys (markkinointi).
- Tapahtumajärjestäjän opas ja koulutus (järjestämiskulttuurin kehitys).
Hallituksen jäsenten roolit:
- PJ: Hallituksen puheenjohtaja, osallistuu kaikilla tehtäväalueilla tarpeen mukaan.
- VPJ: Puheenjohtajan sijainen, hoitaa tapahtumanjärjestäjien koulutusta.
- Sihteeri: Kirjoittaa kokouspöytäkirjat ja hoitaa sisäistä tiedottamista (myös ulkoista tiedottamista).
- Rahastonhoitaja: Hoitaa rahastoa ja pitää kirjaa talousasioista. Vastaa peliboksin siirtelemisestä ja säilytyksestä yhdessä jäsenvastaavan kanssa.
- Tilavastaava: Hoitaa torstai-iltoja ja tilanvarauksia.
- Tapahtumavastaava: Merkitsee ilmoitetut ohjelmia kalenteriin, tiedottaa sihteeriä tulevista tapahtumista, vastaanottaa ohjelmaideat ja ohjelman rahoitukseen liittyvät pyynnöt, sekä esittelee em. rahoituspyynnöt hallitukselle.
- Jäsen- ja tekniikkavastaava: Kehittää ja hoitaa kotisivuja, foorumeita, jäsentietokantaa, sekä muuta tekniikkaa. Vastaa peliboksin siirtelystä ja säilytyksestä yhdessä rahastonhoitajan kanssa.
- Huom. Mitä tahansa tehtäviä voidaan vaihtaa ja delegoida sopimuksen mukaan.
Tapahtumien ja ohjelmien järjestäminen:
- Hallitus ei järjestä tapahtumia, sen tekevät tapahtumanjärjestäjät.
- Hallitus järjestää puitteet ja toimintaympäristön tapahtumanjärjestäjille.
- Edellä mainitut periaatteet pysyvät voimassa seuran mahdolliseen rekisteröimiseen saakka.