Joensuun Otakut Pöytäkirja 1/2012

HALLITUKSEN KOKOUS

Aika: 10.1.2012
Paikka: Joensuun Normaalikoulun lukio
Läsnä: Ari Tervashonka, Mitro Makkonen, Ville Kaukiainen, Henna-Riikka Kukkonen, Jari Hirvikoski, Juha Kuikka, Antti Myller ja Kirsi Koivunen

1. Kokouksen avaaminen
Puheenjohtaja avasi kokouksen kello 17.33.

2. Hallituksen tehtävät
Puheenjohtaja (PJ) Ari tervashonka esitti hallituksen roolin päivittämistä aktiivisesta tapahtumien järjestämisestä hallinnolliseen ja ohjaavaan rooliin. Varapuheenjohtaja (VPJ) Mitro Makkonen ilmoitti voivansa laatia hallitusohjelmaluonnoksen seuraavaan kokoukseen mennessä.

3. Taloustilanne
Rahastonhoitaja Kirsi Koivunen totesi Jotkujen tilillä olevan päälle 1000 euroa ja Kawaconin saaneen edellisenä vuonna avustusta Jotkuilta 500 euroa. Jäsenmaksut tuottavat arviolta parisataa euroa vuodessa. PJ ilmoitti Jotkujen hakevan tänä vuonna avustusta Joensuun kaupungilta.

4. Jäsenmaksu
Tapahtumavastaava esitti 5 euron jäsenmaksun olevan mahdollisesti liian suuri alaikäisille jäsenille. Jäsenmaksu todettiin keskustelussa kohtuulliseksi. Keskusteltiin jäsenmaksun korottamisesta. VPJ esitti että jäsenmaksu säilytetään kolmessa eurossa puolelta vuodelta ja viidessä eurossa koko vuodelta. Ehdotus hyväksyttiin.

5. Markkinointi
Todettiin että uusien jäsenten hankkimiseksi on tehostettava Jotkujen mainostamista ja mahdollisesti brändäystä. Ehdotettiin julisteiden laatimista graafikoiden toimesta työtodistuksia vastaan, sekä näiden levittämistä esim. kouluille. Keskusteltiin aktiivisten jäsenten määrästä, Antti Myller ilmoitti että noin 50 jäsentä maksoi edellisenä vuonna jäsenmaksun.

6. Naitterit, muuta tapahtumat ja ohjelman järjestäminen
VPJ ehdotti että jokaisella tapahtumalla olisi vastedes hallituksen ulkopuolinen järjestäjä/vastuuhenkilö eikä hallitus enää itse järjestä tapahtumia. Päätettiin että toiminnan järjestämiseen myönnetään järjestäjälle tarvitsevansa varat Jotkuilta ja hallitus antaa tarvittaessa järjestäjälle taustatukea. Keskusteltiin lisäksi ohjelmanjärjestämisen tukemisesta antamalla mahdollisesti kiinteänsuuruinen rahallinen ”porkkana” kullekin järjestäjälle. Ehdotettiin jäsenäänestystä tai ideoiden keräämistä jäseniltä tulevan ohjelman suhteen, yksityiskohdat jäivät seuraavalle kokoukselle. Mitro Makkonen ilmoitti laativansa toimijanoppaan.

7. Fantasiapelit
Henna-Riikka Kukkonen totesi että Fantasiapeleihin on otettava yhteyttä siitä miten kauan nykyisellä Jotkujen jäsenkortin tarralla saa liikkeessä perinteisen alennuksen. Päätettiin että Jari hoitaa asian ja vanha tarra kelpaa tammikuun loppuun asti.

8. Lautapelit
Ehdotettiin että Jotkuille ostettaisiin lautapelejä tuotavaksi peli-iltoina jäsenten vapaasti käytettäväksi. Keskusteltiin pelilaatikon ostamisesta ja säilytyksestä. Päätettiin että jos joku hallituksen jäsen löytää sopivan laatikon, Jotkut myöntää rahat sen ostamiseen. Normaalikoululla ei ole saatavilla järkevään hintaan säilytykseen kaappia. Nuorisotaloa harkittiin säilytyspaikaksi. PJ ehdotti että joku auton omistava säilyttäisi laatikkoa ja toisi sitä iltoihin, Jotkut maksaisi tästä muutaman kympin korvauksen. Antti Myller ilmoitti voivansa näillä näkymin hoitaa tätä talvisaikaan, Kirsi Koivunen mahdollisesti muina aikoina. Jari Hirvikoski ehdotti pelien demoamista Jotkuissa, mikä todettiin hyväksi ajatukseksi.

9. Torstai-illat
Päätettiin siirtää vastuu yhteydenpidosta koulun suhtaan ja tilojenkäytöstä sopimisesta Mitro Makkoselta Henna-Riikka Kukkoselle (koska Jotkut on rekisteröimätön yhdistys, vastuu on henkilökohtainen, ei yhdistyksen). Juha Kuikka ilmaisi halukkuutensa järjestää OVA/elokuva-iltoja peli-iltojen yhteydessä. Antti Myller ilmoitti jatkavansa mangapiirin järjestämistä.

10. Seuraava kokous
Seuraava hallituksen kokous päätettiin pitää kahden viikon päästä 24.1.2012.

11. Muuta
Entinen sihteeri Ilona Krohns mainitsi että Tapio Timonen Nurmeksesta oli ottanut yhteyttä ja etsii cosplay-apua tapahtumaansa. PJ sanoi selvittävänsä asiaa. Keskusteltiin hallituksen jäsenten yhdessä syömisestä, PJ ilmaisi haluttomuutensa kahvitella yhdistyksen varoilla pelkästään hallituksen kesken.

12. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.23.

Kokouksen puolesta,
Ville Kaukiainen
Sihteeri